Lo abbiamo spiegato in modo dettagliato in Strategia Lean Lifestyle: quando si parla di leadership o di management, delegare è il primo consiglio che si riceve per migliorarsi in questi campi. Purtroppo, quando vai realmente a osservare i vari manager o imprenditori, ti accorgi che il 99% delle volte il problema non è che non delegano, ma è che delegano decisamente male, perché non sanno come farlo in modo efficace. Vediamo un riassunto dei passaggi fondamentali per risolvere questo problema, tratto dal Capitolo 6 del libro.

A chi puoi delegare?

 

Ogni giorno io e i miei collaboratori ci troviamo di fronte agli stessi dilemmi di migliaia di manager e imprenditori di aziende alle prese con le difficoltà quotidiane: nel far crescere le persone, nel liberare il proprio tempo prezioso, nel condurre un efficace meccanismo di delega.

La prima osservazione che spesso mi viene fatta è: “Le mie persone non sono capaci di fare le cose così come le faccio io: cosa ci posso fare?”. La prima risposta che io do in questi casi è confermativa: “È vero, hai ragione! Non esiste nessuno al mondo capace di fare le cose esattamente come le fai tu, e non lo troverai mai!”.

Ma poi aggiungo una seconda risposta, il primo passo per la delega efficace: “Delega tutto quello che il tuo collaboratore potrebbe svolgere al tuo posto, con un rendimento di circa il 70% rispetto a te”.

Il rendimento cui mi riferisco va considerato sempre a valle di un’adeguata formazione che il delegato avrà ricevuto dal delegante. Quindi fermati subito e pensaci bene, non andare avanti con la lettura: c’è qualcuno che potrebbe fare al 70% di rendimento, rispetto a te, ciò che oggi fai tu? Magari dopo un affiancamento da parte tua o di qualcun altro che può far da tutor per quella persona? Se la risposta è sì, hai finito di cercare: delega subito a chi che ti garantisce questo 70% e concentrati su altro!

 

Che cosa puoi delegare?

 

Alcune scelte sulle attività da delegare sono abbastanza intuitive. Altre, invece, all’apparenza sembrano frutto di un ragionamento che contraddice il buon senso, anche se in realtà non è così.

  1. Tutto ciò che non è gold activity per te.
  2. Tutto ciò che sai svolgere così bene da poterlo insegnare ad altri.
  3. Tutto ciò che fa crescere il collaboratore.
  4. Tutte le attività di risoluzione dei problemi che i collaboratori trovano di fronte a sé.

 

1. Tutto ciò che non è gold activity per te

 

Come spiegato nel libro, le gold activity sono le attività in grado di portarti il più alto impatto, con la massima passione, per le quali metti in gioco le tue abilità, quelle che per te rappresentano una vera sfida. Ed è proprio da questo prezioso personale elenco che è più facile partire nell’identificazione di ciò che possiamo delegare, “pescando” nella lista complementare, quella di tutte le altre attività “non gold”. Ovviamente dopo aver cercato di ridurre o eliminare quanto possibile.

 

2. Tutto ciò che sai svolgere così bene da poterlo insegnare ad altri

 

Molto spesso le persone applicano la delega quasi fosse uno scaricabarile: delego ciò che so fare meno o che mi dà più fastidio, o ciò che in realtà non mi riesce bene. E questo può essere anche comprensibile e sensato in molti casi, ma l’esercizio della delega diventa davvero potente quando decidi di delegare ciò che sai fare meglio. Il delegante efficace paradossalmente delegherà le attività in cui è più bravo, quelle che ormai padroneggia davvero. E questo gli consentirà di insegnarle facilmente agli altri e soprattutto gli permetterà un agile e veloce presidio successivo.

Perché è importante delegare ciò che si sa fare bene? Perché si rivaluta la delega ed essa diventa strumento di crescita delle persone. Se delego qualcosa che sono bravo a fare, nel momento stesso in cui sto delegando divento insegnante e mentore. La delega, in questo caso, assume anche una funzione diversa per il collaboratore, quasi di training on the job, apprendimento sul campo. Oltre ad aver assegnato il compito da delegare, sto anche scegliendo con cura quel compito tra le mie cose migliori, tra ciò che ho imparato a fare meglio negli anni, e dunque sarò in grado di affiancare il mio collaboratore, insegnargli cose e dargli dei preziosi feedback.

Inoltre, decidere di delegare ciò che so fare bene mi costringe anche ad alzare l’asticella. Mi libero di qualche attività in cui, dopo mesi o anni di pratica, ho magari raggiunto la saturazione delle competenze. Delegando, la mia attenzione si rivolge ad altro da imparare. Metto in moto me stesso e così facendo scopro un altro forte motivo che mi costringe a usare la delega con una finalità ancora più ampia.

 

3. Tutto ciò che fa crescere il collaboratore

 

In questa nuova ottica, quando analizzerò l’elenco delle cose che posso delegare, mi porrò anche un’altra domanda: le persone a cui sto trasferendo una o più attività possono crescere grazie a questo? Se la risposta è affermativa, allora avrò un valido motivo in più per proseguire nella direzione della delega. Questa sarà la strada che consentirà il “decollo” sia personale sia aziendale, perché libererà potenziale ed energie sopite, facendo crescere manager, collaboratori e azienda.

 

4. Tutte le attività di risoluzione dei problemi che i collaboratori trovano di fronte a sé

 

Un’altra attività che andrebbe sempre delegata è quella di problem solving. Ogni volta che un collaboratore mi porta un problema, non devo assolutamente risolverlo al posto suo, come accade invece il più delle volte.

Se il manager continua a risolvere i problemi dei dipendenti, loro lo ringrazieranno, ma non cresceranno mai!

Anche in questo caso la delega non deve essere fatta “alla cieca”, ma deve essere condotta e presidiata affinché il collaboratore stesso trovi con le sue risorse e in autonomia le soluzioni al problema. Non sostituiamoci a lui. Manteniamo solo la guida e il coaching.

 

Se pensi solo ad alleggerirti non sarai mai un buon delegante

 

Infatti, la differenza fondamentale tra un delegante eccellente e uno mediocre consiste nella capacità di mettere il proprio collaboratore in condizione di avviare il lavoro, renderlo più autonomo possibile e supportarlo attraverso un’azione di presidio efficace sino a completamento del lavoro delegato. Una delega senza un buon presidio ha poche possibilità di portare grandi frutti. Quindi, se qualcuno ti ha raccontato che puoi delegare tutto ciò che a te non piace del tuo lavoro e dimenticartene, devo darti una cattiva notizia: non è vero.

Non diventerai mai un eccellente delegante se il tuo focus consiste solo nel tuo “alleggerimento”. Sembra un paradosso, ma non lo è affatto. L’alleggerimento è solo l’effetto secondario di una delega ad alto impatto – la quale, a sua volta, affonda le sue radici nel tipo di leader che sei o che vuoi diventare – perché solo quando i tuoi collaboratori saranno cresciuti ti solleveranno da tante incombenze che oggi gravano su di te. Questo tipo di delega non è semplice da mettere in atto, ma è quella più potente per te, per le tue persone e la tua azienda, in termini di sviluppo del potenziale umano a disposizione.

 

 

Biografia

Ingegnere e dirigente aziendale di Magneti Marelli e poi Siemens. Ideatore del metodo Lean Lifestyle Company: più risultati con più benessere.

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BIBLIOGRAFIA

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